ผู้ใช้:Thitikorn Charoenchan (T-korn)

"PDCA ศาสตร์แห่งการพัฒนาคุณภาพ"'

"PDCA"' คือ แนวคิด หรือวงจรการบริหารงานคุณภาพชนิดหนึ่งที่ถูกคิดค้นขึ้นโดย วอล์ทเตอร์ ซิวฮาร์ท (Dr.Walter A. Shewhart) บิดาแห่งการควบคุมคุณภาพเชิงสถิติ โดยนำสถิติมาปรับใช้กับวงการอุตสาหกรรมด้วยการจัดรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติงาน ปัจจัยข้อผิดพลาด และใช้ข้อมูลต่างๆ ในการทำนายอนาคตและทิศทางการเจริญเติบโตขององค์กรได้อย่างแม่นยำ และถูกเรียว่า "วงจรชูฮาร์ต (Shewhart Cycle)" ซึ่งแนวคิดและกระบวนการดำเนินการดังกล่าวได้รับความสนใจจาก ดร.เอดวาร์ด เดมมิ่ง (Dr. William Edwards Deming) ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพ ได้นำ "วงจรชูฮาร์ต (Shewhart Cycle)" มาพัฒนาและปรับใช้กับการควบคุมคุณภาพในวงการอุตสาหกรรมของญี่ปุ่น โดยมีความเชื่อพื้นฐานที่ว่า "คุณภาพสามารถปรับปรุงได้" จึงเป็นแนวคิดของการพัฒนาคุณภาพงานขั้นพื้นฐาน เป็นการกำหนดขั้นตอนการทำงาน เพื่อสร้างระบบการบริหารคุณภาพ ที่เป็นที่ยอมรับว่า เป็นระบบการบริหารจัดการที่สามารถปรับใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพกับทุกบริบทของทุกองค์กร หรือแม้แต่กระทั่งการดำเนินชีวิตประจำวันของมนุษย์ จนเป็นที่ยอมรับในฐานะของผู้คิดค้นวงจรการบริหารคุณภาพ "วงจรเดมมิ่ง (Deming cycle)" โดยมีองค์ประกอบที่ถูกแทนด้วยอักษรภาษาอังกฤษ 4 ตัว คือ P D C A ซึ่งแทนความหมายของกระบวนการบริหารคุณภาพ ตามแนวคิดของวงจรเดมมิ่ง โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. P : "Plan" (วางแผน) หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานในขั้นตอน Plan (การวางแผน) จะมุ่งเน้นการจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย การกำหนดกรอบหรือยุทธวิธีในการดำเนินงาน รวมถึงการกำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบ หรือผู้ดำเนินการ กำหนดงบประมาณที่จะใช้ และรวมถึงการกำหนดแผนการรับมือต่อความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นในการดำเนินการด้วย ซึ่งการเขียนแผนดำเนินการดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของบริบทของการดำเนินงาน (มีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนได้) ซึ่งประโยชน์ที่ได้รับจากการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้องค์กรสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต (เป้าประสงค์) และช่วยลดความสูญเสียต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในระดับหนึ่ง ซึ่งถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของการดำเนินงานของทุกองค์กร

2. D : "Do" (ปฏิบัติตามแผน) หมายถึง ขั้นตอนของการปฏิบัติตามแผน (ดำเนินการตาม PLAN) อาจพูดได้ว่า เป็นการดำเนินการปฏิบัติตามกรอบยุทธศาสตร์ที่ได้วางไว้ เพื่อผลักดันให้องค์กรสามารถปฏิบัติงานได้ตามเป้าประสงค์ ซึ่งนอกจากจะต้องปฏิบัติตามแผนดำเนินงานที่ได้วางไว้แล้ว ยังจำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บข้อมูลในการปฏิบัติงานด้วย เพื่อใช้เป็ข้อมูลในการวางแผนพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานในอนาคตต่อไป ฉะนั้นการปฏิบัติตามแผน DO จึงไม่ได้หมายถึง การหลับหูหลับตาปฏิบัติตามแผนการดำเนินงานเพียงอย่างเดียว แต่ต้องปฏิบัติงาน พร้อมทั้งจัดเก็บข้อมูลที่พบระหว่างปฏิบัติงาน เพื่อใช้เป็นฐานในการพิจารณาปรับแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานให้หมดไป หรือพัฒนาเพื่อต่อยอดสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้เกิดนวัตกรรมที่เพิ่มประสิทธิภาพได้ในอนาคต

3. C : "Check" (ตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน) หมายถึง ขั้นตอนของการตรวจสอบการปฏิบัติงานที่ได้ดำเนินการแล้ว (จากขึ้นตอน DO) ว่าเป็นไปตามที่ได้ตั้งเป้าหมาย หรือคาดการณ์ไว้หรือไม่? โดยการนำเอาข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการตามแผนและผลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานตามแผนการดำเนินงานที่วางไว้มาพิจารณาหาข้อบกพร่อง หรือค้นหาสิ่งที่สามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้ยิ่งกว่าเดิม โดยอาจนำเครื่องมือการวัดผลการปฏิบัติงาน หรือวัดผลสัมฤทธิ์ของการปฏิบัติงานต่างๆ มาใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินประสิทธิภาพการปฏิบัติงานตามแผนการดำเนินงาน เช่น KPI , PMQA สำหรับหน่วยงานราชการ เป็นต้น หลังจากการวิเคราะห์ปัจจัยปัญหา และอุปสรรค หรือจุดที่สามารถพัฒนาต่อยอดได้องค์กรจะได้ชุดข้อมูลสำหรับนำไปพิจารณาปรับแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น หรือพัฒนาต่อยอดการปฏิบัติงานเดิมให้เกิดประสิทธิภาพสูงขึ้นต่อไป

4. A : "Act หรือ Action" (ปรับปรุงแก้ไข) หมายถึง ขั้นตอนของการปรับปรุงแก้ไข หรือพัฒนาการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้น หากมีข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ตามที่องค์กรได้ตรวจสอบ (จากขั้นตอน CHECK) องค์กรควรเร่งหาวิธีการ และกำหนดขั้นตอนในการปรับปรุงแก้ไขโดยเร็ว เพื่อลดอัตราความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต โดยทำการค้นหาสาเหตุที่เกิดขึ้น และคัดเลือกวิธีการแก้ไขที่ดีและเหมาะสมกับบริบทของปัญหามากที่สุด เพื่อไม่ให้ปัญหาที่มีเกิดขึ้นซ้ำอีก หรือวิเคราะห์โอกาสเพื่อการพัฒนากระบวนการดำเนินงาน เพื่อสร้างนวัตกรรมที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้นได้ต่อไป

ซึ่งท้ายสุดของกระบวนงานตาม "PDCA" จะวนมาสู่การวางแผนเพื่อการแก้ไขข้อบกพร่องของงาน และวนรอบเช่นนี้เรื่อยไป และนำมาซึ่งการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กรอย่างไม่หยุดยั้ง แม้ในปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีบทบาทกับการบริหารองค์กรมากขึ้น แต่ "PDCA" ยังคงเป็นแนวคิดพื้นฐานด้านการบริหารคุณภาพที่ถูกหยิบยกมาใช้เพื่อการพัฒนาองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนเสมอ จนอาจพูดได้ว่า "PDCA" หรือ "วงจรเดมมิ่ง (Deming cycle) เป็น "อมตภาพ" ด้านการบริหารคุณภาพอย่างแท้จริง

ประโยชน์ของ "PDCA" ต่อองค์กร มีดังต่อไปนี้

1. การทำงานมีเอกภาพ : ด้วย "PDCA" มีการวางแผนกำหนดเครื่องมือและวิธีการได้มาซึ่งเป้าประสงค์รวมถึงแนวทางการปฏิบัติและแก้ไข จึงทำให้องค์กรมีมาตรฐานเดียวกันในการปฏิบัติงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด เกิดเอกภาพในการปฏิบัติงานเป็นการสร้างบรรทัดฐาน/มาตรฐานในการทำงานของบุคลากรในองค์กร ทำให้ทราบถึงขั้นตอนการปฏิบัตงานที่ชัดเจนเช่นเดียวกันทั้งองค์กร ทำให้ลดความสับสนในการทำงาน ซึ่งทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น และนำไปสู่การบรรลุผลักดันพันธกิจขององค์กรไปสู่เป้าประสงค์ได้

2. ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น : ด้วยการดำเนินการตามระบบ "PDCA" ทำให้องค์กรมีวิธีการวางแผนดำเนินงาน และการปฏิบัติงานที่มีความรัดกุมมากขึ้น รวมถึงมีแผนรับมือกับประเด็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างปฏิบัติงานได้ รวมไปถึงช่วยให้ทราบลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ทำให้ "PDCA" เป็นเครื่องมือที่ช่วยป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น รวมไปถึงช่วยลดโอกาสที่เกิดปัญหาเดิมซ้ำๆ ในระยะยาวได้

3. แนวทางการแก้ไขปัญหาที่ชัดเจน : หากใช้ "PDCA" ในการวางแผนการดำเนินการ นอกจากองค์กรจะได้แผนเพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานแล้ว ยังมีการกำหนดมาตรการการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นตั้งแต่ต้น เมื่อเกิดปัญหา หรือข้อบกพร่องจากการปฏิบัติงาน องค์กรสามารถรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นได้ตามแนวทางที่ได้รับการกำหนดไว้ในแผน และสามารถพัฒนาเพื่อให้ทันทีเนื่องจากเรารู้สาเหตุของปัญหาที่แท้จริงจากกระบวนการตรวจสอบ (Check) และ แก้ไขปัญหา (Action) ได้อย่างรวดเร็ว

4. พัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง : เนื่องจาก "PDCA" อยู่ในลักษณะของวงจรซึ่งสัมพันธ์กันจาก P ไป D จาก D ไป C จาก C ไป A และ จาก A วนมาที่ P หมุนเวียนเช่นนี้ไม่รู้จบ ซึ่งเมื่อครบวงรอบในแต่ละครั้งจะทำให้การดำเนินงานจะมีการเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเสมอ จึงทำให้องค์กรที่เลือกใช้ "PDCA" เป็นเครื่องมือในการบริหารคุณภาพการปฏิบัติงานอย่างจริงจัง งานนั้นๆ จะมีการพัฒนาปรับปรุงประสิทธํิภาพสม่ำเสมอ

5. นำไปสู่การลดต้นทุน : เป็นธรรมชาติของการบริหารจัดการ หากมีการวางแผนที่ที่มีประสิทธิภาพ มีการปฏิบัติอย่างจริงจังและเป็นเอกภาพและมีระเบียบแบบแผนที่ชัดเจน มีการวัดผลการปฏิบัติงานเพื่อนำไปสู่การพัฒนาจุดอ่อนหรือปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ ทุกอย่างที่กล่าวมาข้างต้นเป็นการทำให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายที่อาจสูญเสียจากการปฏิบัติงานโดยไร้การวางแผนได้ ซึ่งเมื่อพัฒนาต่อไปตามระบบ "PDCA" นอกจากจะลดการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานแล้ว เมื่อพัฒนาต่อไปจนไร้ข้อบกพร่องจะทำให้เกิดการพัฒนาเชิงนวัตกรรม ซึ่งจะค่อยๆ ลดระยะเวลา ลดจำนวนผู้ปฏิบัติงาน ลดต้นทุนที่ต้องสูญเสียจากความผิดพลาด และนำไปสู่การลดต้นทุนพร้อมๆ กับการพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นในเวลาเดียวกันนั่นเอง

"PDCA" จึงเป็นเครื่องมือที่น่าสนใจสำหรับองค์กรที่ต้องการเครื่องมือพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ และไม่ซับซ้อนจนเกินไป แต่ได้ผลอย่างแท้จริง